Dès que vos salariés ne suivent pas tous le même horaire collectif affiché, le décompte devient obligatoire : l'article D.3171-8 du Code du travail impose un relevé quotidien des heures de début et de fin, puis une récapitulation hebdomadaire par salarié. Ces documents restent à disposition de l'inspection du travail pendant un an, et trois ans pour les forfaits jours (article D.3171-16). Aucun outil n'est imposé : un tableau signé suffit en droit, mais il tient rarement devant un litige.
Car l'enjeu réel est probatoire. Depuis l'arrêt de la Cour de cassation du 18 mars 2020 (n° 18-10.919), le salarié n'a plus qu'à présenter des éléments suffisamment précis sur les heures qu'il dit avoir accomplies ; c'est ensuite à l'employeur de produire ses propres relevés. Sans système de décompte fiable, l'entreprise perd ce débat.
Trois voies s'offrent à une PME :
- un module SaaS RH temps et absences, facturé le plus souvent 3 à 8 € HT par salarié et par mois en France ;
- une badgeuse, utile en atelier, sachant que la CNIL n'admet pas la biométrie pour un simple contrôle d'horaires ;
- une application sur-mesure, pertinente quand vos règles sortent des cadres standards : annualisation, astreintes, pointage sur chantier, conventions collectives multiples.
Dans tous les cas, prévoyez l'information du CSE, une durée de conservation définie et un export vers la paie. Pulsar Forge conçoit ces applications de suivi du temps et leurs connecteurs jusqu'à l'expert-comptable.