Une PME peut aujourd'hui supprimer totalement le justificatif papier. Depuis le 1er juillet 2019, l'arrêté du 23 mai 2019 (URSSAF) et celui du 22 mars 2017 (administration fiscale) autorisent la destruction du ticket original une fois numérisé, à condition que la copie soit fidèle, durable et non retouchée : un PDF assorti d'un cachet serveur, d'une empreinte numérique ou d'une signature électronique.
Le point que beaucoup d'entreprises négligent est l'archivage. Les justificatifs restent exigibles 6 ans au titre du contrôle fiscal et social, et 10 ans en tant que pièces comptables (article L123-22 du code de commerce). Un simple dossier partagé ne suffit donc pas : il faut un archivage à valeur probante, prévu dès la conception du dispositif.
Un dispositif complet repose sur trois briques :
- la capture mobile, avec lecture OCR du montant, de la date et de la TVA ;
- le circuit de validation, qui applique les barèmes URSSAF et vos plafonds internes ;
- l'export automatique vers la paie et la comptabilité, sans ressaisie.
Deux voies coexistent. Un logiciel du marché, facturé en France de l'ordre de 5 à 10 € HT par utilisateur et par mois, convient aux règles standard. Dès qu'il faut refléter une organisation particulière (affectation par chantier, par affaire ou par client refacturable) ou brancher un ERP peu ouvert, l'automatisation sur-mesure devient plus économique que la licence. Nous étudions les deux options avant de vous recommander la plus sobre.